Algemene voorwaarden

Versie: september 2026

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Rotterdam in a Box (ook: "wij", "ons"): City in a Box, de onderneming genoemd in artikel 2, die onder de naam Rotterdam in a Box de webshop rotterdaminabox.nl exploiteert.
• Afnemer: het bedrijf, de instelling of andere organisatie — dan wel de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf — die bij ons een bestelling plaatst, een offerte aanvraagt of met ons een overeenkomst aangaat.
• Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen ons en de afnemer tot koop en levering van producten.
• Orderbevestiging: het bericht waarin wij de bestelling of de aanvaarding van de offerte schriftelijk bevestigen.
• Producten: de door ons aangeboden geschenkboxen en aanverwante artikelen, waaronder (deels bederfelijke) levensmiddelen en dranken, inclusief alcoholhoudende dranken, al dan niet gepersonaliseerd.
• Sterke drank: alcoholhoudende drank met een alcoholgehalte van 15% of meer.
• Schriftelijk: op papier of per e-mail.

Artikel 2 — Identiteit van de ondernemer

City in a Box, handelend onder de naam Rotterdam in a Box

Pieter Calandlaan 359, 1068 NJ Amsterdam

E-mail: info@rotterdaminabox.nl

Telefoon: 010 304 62 92

KvK-nummer: 72610387

Btw-identificatienummer: NL859172673B01

Artikel 3 — Toepasselijkheid

3.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van ons en op iedere overeenkomst tussen ons en de afnemer.

3.2 Wij leveren uitsluitend aan bedrijven en andere organisaties. Door een bestelling te plaatsen of een offerte aan te vragen verklaart de afnemer te handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf. Bepalingen van consumentenrecht, waaronder het wettelijke herroepingsrecht bij koop op afstand, zijn op de overeenkomst niet van toepassing (zie ook artikel 5).

3.3 Blijkt dat een bestelling is geplaatst door een consument, dan mogen wij die bestelling weigeren of annuleren. Een reeds betaald bedrag betalen wij in dat geval terug.

3.4 De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de afnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.

3.5 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als zij schriftelijk zijn overeengekomen, en alleen voor de overeenkomst waarvoor zij zijn gemaakt.

3.6 Is of wordt een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen en de overeenkomst in stand. Partijen vervangen de betreffende bepaling in overleg door een geldige bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

Artikel 4 — Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

4.1 Elk aanbod in de webshop en iedere offerte is vrijblijvend. Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij daarin een andere termijn staat vermeld. Wij mogen het aanbod wijzigen en aanpassen.

4.2 Kennelijke vergissingen of fouten in het aanbod, waaronder druk- en zetfouten in prijzen, binden ons niet.

4.3 Wij beschrijven onze producten zorgvuldig en gebruiken waarheidsgetrouwe afbeeldingen. Geringe afwijkingen in bijvoorbeeld kleur, vormgeving of verpakking zijn mogelijk en geven geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

4.4 De inhoud van onze geschenkboxen is afhankelijk van de beschikbaarheid bij onze (streek)leveranciers, die vaak in beperkte oplages produceren. Is een product niet beschikbaar, dan mogen wij het vervangen door een vergelijkbaar product van ten minste gelijke waarde. Dat geeft geen recht op korting, schadevergoeding of ontbinding.

4.5 Voor bestellingen geldt een minimale afname per bestelling. De actuele minimale afname staat vermeld in de webshop of in de offerte.

4.6 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat wij de bestelling of de aanvaarding van de offerte per e-mail bevestigen. Iedere overeenkomst wordt aangegaan onder de opschortende voorwaarde van voldoende beschikbaarheid van de betreffende producten.

4.7 Wij mogen ons binnen wettelijke kaders informeren over de vraag of de afnemer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen. Op grond daarvan mogen wij een bestelling gemotiveerd weigeren of aan de uitvoering bijzondere voorwaarden verbinden, zoals gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling.

4.8 Wij mogen bij de uitvoering van de overeenkomst derden inschakelen, waaronder de partij die de boxen voor ons samenstelt en inpakt en de vervoerders die de bezorging verzorgen.

Artikel 5 — Geen herroepingsrecht; annulering en wijziging

5.1 Omdat wij uitsluitend aan bedrijven en organisaties leveren, geldt het wettelijke herroepingsrecht (de "bedenktijd" voor consumenten) niet.

5.2 De producten en aantallen die in de orderbevestiging staan vermeld, liggen vast. De afnemer kan de bestelling na de orderbevestiging niet annuleren en de aantallen niet verlagen, tenzij wij daar vooraf schriftelijk mee instemmen.

5.3 Stemmen wij in met een annulering of een wijziging, dan mogen wij de kosten in rekening brengen die wij op dat moment al hebben gemaakt of zijn aangegaan — waaronder ingekochte producten, verpakkings- en drukwerk en gereserveerde productiecapaciteit — evenals de kosten van de wijziging zelf.

5.4 Verhoging van de aantallen is mogelijk voor zover de beschikbaarheid bij onze leveranciers en onze productieplanning dat toelaten. Wij bevestigen een verhoging schriftelijk; pas daarmee maakt zij deel uit van de overeenkomst.

5.5 Gepersonaliseerde producten en ander maatwerk (zoals boxen met logo of een eigen kaartje) en producten die snel bederven of een beperkte houdbaarheid hebben (levensmiddelen en dranken), zijn naar hun aard van retournering uitgesloten.

5.6 Retourneren van producten is uitsluitend mogelijk na onze voorafgaande schriftelijke instemming en volgens de instructies die wij daarbij geven.

Artikel 6 — Prijzen

6.1 Alle prijzen in de webshop en in offertes zijn in euro's en exclusief btw. Eventuele bezorgkosten, zoals de meerprijs voor thuisbezorging op losse adressen, worden apart vermeld.

6.2 Op onze producten zijn verschillende btw-tarieven van toepassing: op levensmiddelen het verlaagde tarief en op alcoholhoudende dranken en non-foodartikelen het algemene tarief, dan wel de op dat moment geldende tarieven. De verschuldigde btw wordt per tarief gespecificeerd op de factuur.

6.3 Statiegeld op verpakkingen is in de prijs van de producten inbegrepen en wordt niet afzonderlijk in rekening gebracht of vergoed.

6.4 Wijzigingen in btw-tarieven of andere heffingen van overheidswege mogen wij altijd doorberekenen, ook na totstandkoming van de overeenkomst.

6.5 Kennelijke prijsfouten binden ons niet (zie artikel 4.2). Bij een kennelijke prijsfout zijn wij niet verplicht het product tegen de foutieve prijs te leveren.

Artikel 7 — Betaling

7.1 Betaling gebeurt online via de in de checkout aangeboden betaalmethoden (waaronder iDEAL), verwerkt door onze betaalprovider Mollie, of — indien aangeboden of overeengekomen — op factuur.

7.2 Bij bestellingen vanaf € 2.500 exclusief btw mogen wij een aanbetaling van 50% verlangen voordat wij met de uitvoering van de overeenkomst beginnen. Het restant factureren wij bij of na levering. Ook in andere gevallen mogen wij gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling verlangen.

7.3 Bij betaling op factuur geldt een betaaltermijn van 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.

7.4 Betaalt de afnemer niet binnen de geldende termijn, dan is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Vanaf dat moment is de afnemer de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd over het openstaande bedrag, evenals de redelijke buitengerechtelijke incassokosten.

7.5 Zolang de afnemer een opeisbare factuur niet heeft voldaan, mogen wij de uitvoering van lopende overeenkomsten opschorten. Vraagt de afnemer surseance van betaling aan, wordt hij failliet verklaard of staakt hij zijn onderneming, dan mogen wij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden en is al wat de afnemer ons verschuldigd is direct opeisbaar.

7.6 De afnemer mag zijn betalingsverplichting niet opschorten en niet verrekenen met een vordering op ons.

7.7 De afnemer meldt onjuistheden in verstrekte of vermelde betaal- en factuurgegevens onverwijld aan ons.

Artikel 8 — Levering

8.1 Wij leveren uitsluitend in Nederland, op het adres of de adressen die de afnemer bij de bestelling heeft opgegeven: op één afleveradres, of — tegen meerprijs — als thuisbezorging op losse adressen aan de hand van een door de afnemer aangeleverde adressenlijst.

Levering op één adres

8.2 Bij levering op één adres wordt de zending doorgaans op pallets aangeleverd. De afnemer zorgt ervoor dat de los- en afleverplaats bereikbaar is met een pallet, een pompwagen en een steekwagen, en dat er op de afleverplaats voldoende ruimte is om de zending te plaatsen.

8.3 Wij leveren af op de begane grond. Is er een lift aanwezig die geschikt is voor de zending, dan bezorgen wij op de door de afnemer aangewezen verdieping. Is die er niet, dan leveren wij niet op hoger gelegen verdiepingen af.

8.4 Is de afleverplaats niet bereikbaar of niet toegankelijk zoals in 8.2 en 8.3 omschreven, dan mogen wij de zending afleveren op de dichtstbijzijnde plaats die wel bereikbaar is. Extra kosten die daardoor ontstaan, zoals wachttijd, extra mankracht of een vergeefse rit, mogen wij doorberekenen.

Thuisbezorging op losse adressen

8.5 Bij thuisbezorging levert de afnemer de adressenlijst aan vóór de daarvoor gecommuniceerde datum. Wij vragen daarbij om het e-mailadres van iedere ontvanger, zodat wij die kunnen laten weten dat er een pakket onderweg is en hij de zending zelf kan volgen.

8.6 Verstrekt de afnemer geen e-mailadressen van de ontvangers, dan is de afnemer er zelf verantwoordelijk voor dat de ontvangers weten dat er een pakket aankomt. Wij verstrekken de track-and-tracegegevens in dat geval aan de afnemer. Het is dan aan de afnemer om die gegevens door te geven, de zendingen te volgen en bij te houden welke pakketten bij een afhaalpunt zijn afgeleverd. Pakketten die bij een afhaalpunt liggen, moeten binnen de door de vervoerder gestelde termijn worden opgehaald; gebeurt dat niet, dan gaat de zending retour.

8.7 De afnemer staat in voor de juistheid en volledigheid van de opgegeven adres- en contactgegevens. Extra kosten door onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde gegevens mogen wij doorberekenen.

Levertijden, risico en retourzendingen

8.8 Alle levertijden zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn. Overschrijding van een levertijd geeft geen recht op schadevergoeding en geeft pas recht op ontbinding nadat de afnemer ons schriftelijk in gebreke heeft gesteld en ons een redelijke termijn heeft gegund om alsnog te leveren.

8.9 In het kerstseizoen communiceren wij besteldeadlines in de webshop of per e-mail. Alleen voor bestellingen die vóór de gecommuniceerde deadline volledig zijn geplaatst (inclusief eventuele adressenlijsten en aan te leveren materiaal voor personalisatie) kunnen wij levering vóór de beoogde datum in redelijkheid nastreven.

8.10 Het risico van beschadiging of vermissing van producten gaat over op de afnemer op het moment van aflevering op het opgegeven adres, of aan een door de afnemer of de ontvanger aangewezen persoon of plaats, waaronder een buuradres of een afhaalpunt van de vervoerder.

8.11 Gaat een zending retour — bijvoorbeeld omdat het adres onjuist of onvolledig is, de ontvanger de zending weigert, niemand de zending in ontvangst neemt of het pakket niet tijdig bij het afhaalpunt is opgehaald — dan brengen wij de kosten van die retourzending bij de afnemer in rekening. Wil de afnemer dat wij de zending daarna opnieuw versturen, dan brengen wij ook de kosten van die nieuwe verzending in rekening.

8.12 Bij bederfelijke producten die door het weigeren, niet afhalen of retour gaan van een zending niet meer bruikbaar zijn, zijn wij niet gehouden tot vervanging of creditering.

Artikel 9 — Alcoholhoudende dranken

9.1 Onze producten kunnen alcoholhoudende dranken bevatten. De afnemer staat ervoor in dat deze uitsluitend bestemd zijn voor personen van 18 jaar of ouder, en dat hij daarop toeziet bij de verdere verstrekking binnen zijn organisatie.

9.2 Boxen waarin sterke drank is opgenomen, leveren wij uitsluitend af op één zakelijk adres van de afnemer. Thuisbezorging van boxen met sterke drank op privéadressen is niet mogelijk.

9.3 Wij en de door ons ingeschakelde vervoerders mogen bij aflevering om een geldig legitimatiebewijs vragen en de aflevering weigeren als niet kan worden vastgesteld dat de ontvanger 18 jaar of ouder is.

9.4 Op verzoek stellen wij een alcoholvrije variant van een box samen.

Artikel 10 — Eigendomsvoorbehoud

10.1 Alle geleverde producten blijven ons eigendom totdat de afnemer alles heeft voldaan wat hij ons op grond van de overeenkomst verschuldigd is, inclusief eventuele rente en kosten.

10.2 Zolang het eigendom niet is overgegaan, mag de afnemer de producten niet verpanden of aan derden tot zekerheid overdragen.

10.3 Komt de afnemer zijn betalingsverplichtingen niet na, dan mogen wij de onder eigendomsvoorbehoud geleverde producten terugnemen. De afnemer verleent daaraan alle medewerking.

Artikel 11 — Personalisatie

11.1 Bij gepersonaliseerde producten (zoals een logo op de box of een eigen kaartje) levert de afnemer het benodigde materiaal (logo's, teksten, ontwerpen) tijdig en volgens onze aanwijzingen aan. De afnemer staat ervoor in dat het gebruik van dit materiaal geen inbreuk maakt op rechten van derden en vrijwaart ons voor aanspraken van derden op dat punt.

11.2 Heeft de afnemer een drukproef of voorbeeld goedgekeurd, dan geldt die goedkeuring als akkoord op het ontwerp, ook wat betreft spelling en opmaak. Geringe afwijkingen in kleur, formaat of positionering ten opzichte van de proef gelden niet als gebrek.

11.3 Wijzigingen na akkoord of nadat de productie is gestart, zijn niet altijd meer mogelijk. Kosten van wijzigingen op verzoek van de afnemer mogen wij doorberekenen.

Artikel 12 — Conformiteit en klachten

12.1 Wij staan ervoor in dat de geleverde producten voldoen aan de overeenkomst en aan de eisen die daaraan in het normale gebruik redelijkerwijs mogen worden gesteld. Onze producten hebben bij aflevering een houdbaarheid die past bij het beoogde gebruik.

12.2 Bederfelijke producten moeten na aflevering op de juiste wijze worden bewaard en tijdig worden geconsumeerd of uitgedeeld. Wij zijn niet verantwoordelijk voor kwaliteitsverlies dat het gevolg is van onjuiste bewaring of verwerking na de aflevering.

12.3 De afnemer controleert de producten bij aflevering, of laat de ontvangers dat doen. Klachten meldt de afnemer schriftelijk, binnen bekwame tijd nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken. Bij zichtbare gebreken en bij bederfelijke producten is dat, gelet op de aard van de producten, kort na aflevering.

12.4 Klachten kunnen worden gemeld via info@rotterdaminabox.nl, met vermelding van het ordernummer en een duidelijke omschrijving van het gebrek, waar mogelijk met foto's.

12.5 Wij reageren binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht. Vraagt een klacht voorzienbaar meer tijd, dan bevestigen wij binnen die termijn de ontvangst en geven wij aan wanneer de afnemer een inhoudelijke reactie kan verwachten.

12.6 Is een klacht gegrond, dan zullen wij naar onze keuze het betreffende product vervangen, opnieuw leveren of (een evenredig deel van) de prijs crediteren.

12.7 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de afnemer niet op.

Artikel 13 — Aansprakelijkheid

13.1 Onze aansprakelijkheid uit welke hoofde dan ook is beperkt tot het factuurbedrag (exclusief btw) van de bestelling waarop de schade betrekking heeft, dan wel — als dat hoger is — tot het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico.

13.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.

13.3 De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leidinggevenden, en evenmin voor zover dwingend recht — waaronder de wettelijke regeling van productaansprakelijkheid — zich tegen een beperking verzet.

13.4 Iedere vordering op ons vervalt twaalf maanden na de dag van aflevering, tenzij de afnemer binnen die termijn een rechtsvordering heeft ingesteld.

13.5 De afnemer vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder ontvangers van de boxen, voor zover die aanspraken voortvloeien uit omstandigheden die op grond van deze voorwaarden of de wet voor rekening van de afnemer komen.

Artikel 14 — Overmacht

14.1 Wij zijn niet gehouden tot nakoming van een verplichting als wij daartoe verhinderd worden door overmacht: een omstandigheid die niet aan onze schuld te wijten is en ook niet voor onze rekening komt, zoals storingen of tekortkomingen bij onze leveranciers of vervoerders, transportbelemmeringen, extreme weersomstandigheden, stakingen, overheidsmaatregelen en storingen in energie- of datanetwerken.

14.2 Tijdens overmacht mogen wij onze verplichtingen opschorten. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden voor het deel dat nog niet is uitgevoerd, zonder dat zij elkaar schadevergoeding verschuldigd zijn. Bedragen die de afnemer al heeft betaald voor producten die door de ontbinding niet worden geleverd, betalen wij terug.

Artikel 15 — Persoonsgegevens en adressenlijsten

15.1 Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming en met onze privacyverklaring op rotterdaminabox.nl.

15.2 Levert de afnemer een adressenlijst aan met gegevens van medewerkers of relaties — naam-, adres- en contactgegevens, waaronder e-mailadressen — dan verwerken wij die gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de afnemer.

15.3 De afnemer staat ervoor in dat hij deze gegevens rechtmatig heeft verkregen, dat hij gerechtigd is ze aan ons te verstrekken en dat hij de betrokkenen heeft geïnformeerd over de verstrekking en de bezorging. De afnemer vrijwaart ons voor aanspraken van betrokkenen en toezichthouders op dit punt.

15.4 Wij verstrekken de gegevens alleen aan de partijen die bij de uitvoering en de bezorging betrokken zijn, en bewaren ze niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en de afhandeling van eventuele klachten — in beginsel zes maanden na levering — tenzij een langere bewaartermijn schriftelijk is overeengekomen of wettelijk verplicht is.

15.5 Op verzoek van de afnemer sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Artikel 16 — Intellectuele eigendom

16.1 Alle rechten op onze ontwerpen, boxconcepten, samenstellingen, teksten, foto's en ander door ons vervaardigd materiaal berusten bij ons. Met de overeenkomst worden geen intellectuele eigendomsrechten overgedragen.

16.2 Wij mogen foto's van door ons samengestelde boxen gebruiken voor eigen promotie. De naam of het logo van de afnemer gebruiken wij daarbij alleen als de afnemer daarmee vooraf heeft ingestemd.

Artikel 17 — Toepasselijk recht en geschillen

17.1 Op alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

17.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

17.3 Lukt dat niet, dan is de rechtbank Amsterdam exclusief bevoegd om van het geschil kennis te nemen, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 18 — Slotbepalingen

18.1 Wij mogen deze algemene voorwaarden wijzigen. Op een overeenkomst is de versie van toepassing die gold op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam.

18.2 Deze voorwaarden zijn te raadplegen op rotterdaminabox.nl/algemene-voorwaarden en worden op verzoek kosteloos toegezonden. Bij offertes sturen wij ze mee.

18.3 De afnemer mag zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder onze schriftelijke toestemming aan een derde overdragen.